Hướng dẫn 3 cách xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Trong bảng tính nhiều khi xuất hiện những khoảng trống dư thừa bên trong các từ Hoặc những khoảng trắng được xuất hiện giữa các số.  Để các dữ liệu có trong bảng số được đẹp và chuẩn hơn thì việc xóa các khoảng trắng trong Excel là điều cần thiết. Nếu như bạn chưa biết xóa hãy note ngay cho mình cách xóa từ bài viết dưới đây nhé.

Hướng dẫn 3 cách xoá khoảng trắng thừa trong Excel

{tocify} $title={Xem nhanh}

Giới thiệu về xóa khoảng trắng trong Excel

Khi sử dụng Excel thì những dữ liệu nguồn thường  bị chưa các khoảng trắng làm  chúng ta không thể sử dụng được các công thức. Dữ liệu nguồn đó có thể do bị kết xuất báo cáo, từ phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán… Có mã hàng, các trường text xuất hiện khá nhiều khoảng trắng làm cho việc sử dụng hàm gặp khăn.

Hướng dẫn 3 cách xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Khoảng trắng thường được xuất hiện ngay đầu chuỗi của văn bản. Khi kết xuất các dữ liệu tại phần mềm thường gặp lỗi này, ở một số chuỗi văn bản cũng có thể gặp.

Sử dụng hàm Trim để xóa khoảng trắng

Bước 1: Chèn thêm cột phụ và đặt tên là TRIM.

Bước 2: Nhập công thức xóa khoảng trắng = TRIM( Text)

Tại ô đầu tiên trong cột phụ bạn cần nhập công thức =TRIM(B7) trong đó B7 là ô cần được xóa khoảng trắng. Như vậy là khoảng trắng tại các ô đầu tiên đã được xóa.

Hướng dẫn 3 cách xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Bước 3: Sao chép công thức sang ô khác. Với công thức trên bạn tiến hành sao chép xuống các ô tiếp theo. Để khoảng trắng tại tất cả các cột đều được xóa.

Bước 4: Thay thế cột gốc bằng cột phụ

Khi các khoảng trống tại các cột đều được xóa bạn có thể sao chép dữ liệu sang cột chính từ cột phụ. Bạn sẽ tiến hành nhấn tổ hợp Ctrl + C để tiến hành sao chép. Sau đó bạn có thể đặt chuột vào cột chính ô đầu tiên và kích chuột phải trong paste Options chọn Value (V)

Bước 5: Xóa cột phụ

Khi thay thế xong các cột gốc bằng cột phụ bạn có thể xóa cột phụ đi.

Như vậy khoảng trắng giữa các đầu dòng và các từ đã được xóa bằng việc sử dụng hàm TRIM. Tuy nhiên thì việc sử dụng hàm TRIM sẽ rất mất thời gian cho các dữ liệu lớn.

Sử dụng FIND & REPLACE để loại bỏ khoảng trắng

FIND & REPLACE là tính năng tìm kiếm và thay thế, giúp các bạn có thể xóa bỏ được các khoảng trống dễ dàng, nhanh hơn. Tuy nhiên thì với khoảng trống đầu dòng sẽ không thể xóa bỏ được.

Bước 1:  Chọn cột chứa dữ liệu cần xóa 

Bước 2: Bạn lựa chọn Ctrl + H để có thể mở được hộp thoại Find & Replace

Bước 3: Nhấn phím cách 2 lần trong ô Find Whatmột lần trong ô Replace With để có thể tìm kiếm được những vị trí có 2 khoảng trống để thay thế bằng 1 khoảng trống

Bước 4: Nhấn nút Replace All

Hướng dẫn 3 cách xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Để có thể thay thế được tất cả, khi thông báo xuất hiện thì bạn nhấn OK

Tuy nhiên thì vẫn có những chỗ nhiều hơn 2 khoảng trắng, do đó mà bạn cần nhấn tiếp Replace All để có thể tiếp tục thay thế. Khi thông báo We couldn’t find anything to replace xuất hiện thì các bạn có thể nhấn tiếp OK . Và có thể tắt hộp thoại Find & Replace.{alertWarning}

Như vậy là chỉ còn lại khoảng trống của các từ, các khoảng trống khác đã được xóa bỏ.

Sử dụng hàm SUBSTITUTE để có thể loại bỏ những khoảng trống

Hàm TRIM sẽ giúp bạn giữ lại một khoảng trắng giữa các từ và loại bỏ các khoảng trắng còn lại. Tuy nhiên nếu muốn xóa tráng tại các ô và không để lại khoảng trắng nào thì bạn nên sử dụng đến hàm SUBSTITUTE.

Công thức hàm SUBSTITUTE sẽ được sử dụng để xóa khoảng trắng: =SUBSTITUTE(A2;” “;””)

Trong đó thì A2 là ô có chứa các số cần xóa khoảng trắng.

Hướng dẫn 3 cách xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Để có thể xóa được tất cả các khoảng trắng giữa các số bạn chỉ cần sao chép công thức xuống các ô còn lại.

Bài viết trên đã chia sẻ đến bạn các các bước và công thức đơn giản để có thể xóa khoảng trắng trong Excel. Mong những gì bài viết chia sẻ giúp bạn có thể có quá trình làm việc tốt hơn với Excel. Chúc các bạn có thể thành công với cách này.

Đánh giá của bạn về bài viết này?

Trường

Chia sẻ những gì mình biết là cách ý nghĩa nhất để lưu lại giá trị của đời mình cho cộng đồng. Cho đi là cách nhận lại thông minh nhất. facebook flickr share

Nếu bổ ích hãy mời mình 1 ly nước mía 5k qua MoMo nhé: 085.45.74.559

Đăng nhận xét Hãy là người "bóc tem"

➥ Nhập địa chỉ Email bạn hay dùng để nhận thông báo khi mình trả lời bình luận của bạn (Tích vào ô Thông báo cho tôi).
➥ Gửi kèm ảnh chụp màn hình để được hỗ trợ tốt nhất. Up ảnh lên trang Upload Image, sau đó sao chép link ảnh dán vào khung bình luận.
➥ Không spam trong khung bình luận, hạn chế viết tắt. Xem quy định bình luận tại đây.