Trong lúc sắp xếp và tính toán trên Microsoft Excel bạn có nhu cầu xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC nhưng không biết làm thế nào. Vậy hãy để bài viết hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất nhé!
{tocify} $title={Xem nhanh}
Lợi ích việc xếp tên theo thứ tự chữ cái
- Thao tác thực hiện xếp tên đơn giản, dễ thực hiện.
- Xếp tên để dễ quản lý, theo dõi.
- Tạo được sự chuyên nghiệp khi làm việc với Excel, giúp người xem dễ dàng theo dõi dữ liệu, sắp xếp đẹp mắt.
Xếp Tên theo thứ tự khi Họ và Tên ở hai cột riêng
Hướng dẫn nhanh
Bôi đen cột tên > Chọn ribbon Data > Chọn Sort AZ > Chỉnh cách Sort > Bôi đen cột số thứ tự > Nhấn biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Fill Series.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Tại bảng Excel muốn xếp tên, bôi đen cột tên.
Bước 2: Chọn cột Data và chọn Sort AZ.
Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện bảng Sort để chỉnh sửa thứ tự. Tại phần Column chọn Tên, tiếp tục tại phần Order chọn A to Z rồi nhấn OK để thực hiện.
Bước 4: Lúc này cột tên đã được xếp theo thứ tự abc, tuy nhiên cột số thứ tự lại bị đảo lộn. Bây giờ chúng ta sẽ tiến hành xếp lại cột số thứ tự này.
Bước 5: Điền ô đầu tiên trong danh sách tên là số 1, sau đó di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng.
Bước 6: Nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển sang thành 1.
Bước 7: Click vào biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Fill Series và cột số thứ tự sẽ được xếp đúng theo thứ tự.
Vậy là ta đã hoàn thành việc xếp tên theo bảng chữ cái rồi!
Xếp Tên theo thứ tự khi Họ và Tên ở chung một cột
Về cơ bản Excel không có chức năng nào khiến bạn có thể ngay lập tức xếp một danh sách theo tên có thứ tự ABC cả. Excel chỉ có chức năng Sort A to Z hoặc Sort Z to A, hai chức năng sẽ dựa vào chữ cái đầu dòng của ô để xếp cột đó theo thứ tự ABC.
Nhưng khác với phương Tây, tên người Việt Nam được ghi theo quy ước họ đứng trước tên, vậy nên nếu sử dụng Sort A to Z hay Sort Z to A thì danh sách sẽ được sắp xếp theo Họ chứ không phải theo Tên mà bạn mong muốn.
Vậy nên đối với bảng mà Họ và Tên ở chung một cột thì trước tiên ta phải tách Tên ra khỏi Họ rồi mới tiến hành sắp xếp Tên theo thứ tự ABC.
Hướng dẫn nhanh
- Nhấn chuột phải vào cột kế bên cột Họ và Tên, chọn Insert > Đổi tên cột vừa tạo thành cột Tên > Sao chép toàn bộ cột Họ và Tên sang cột Tên > Bôi đen cột Tên > Nhấn tổ hợp phím
Ctrl + Hđể mở giao diệnFind and Replace> Nhập* dấu cáchvà chọnReplace All> Nhấn Close > Nhấn OK. - Bôi đen cột tên > Chọn ribbon Data > Chọn Sort AZ > Chỉnh cách Sort > Bôi đen cột số thứ tự > Nhấn biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn
Fill Series.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Nhấn chuột phải vào cột kế bên cột Họ và Tên và chọn Insert, ta sẽ có một cột trống được thêm vào kế bên cột Họ và Tên.
Bước 2: Đổi tên cột vừa tạo thành cột Tên và sao chép toàn bộ cột Họ và Tên sang cột Tên.
Bước 3: Bôi đen cột Tên và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Find and Replace. Tại phần Find what nhập * dấu cách và chọn Replace All. Nhấn Close để đóng giao diện.
Bước 4: Nhấn OK để xác nhận thao tác.
Bước 5: Chúng ta sẽ có bảng với cột Họ và Tên đã được tách riêng biệt.
Bước 6: Lúc này bạn nhấn chuột phải vào cột kế bên cột Họ và Tên và chọn Insert để tạo một cột trống được thêm vào kế bên cột Họ và Tên.
Bước 7: Trong ô C2 bạn nhập công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)), bạn thay ô B2 này bằng ô đầu tiên chứa họ và tên ban đầu, D2 là ô đầu tiên chứa tên vừa tách.
Lúc này bạn sẽ có kết quả là phần Họ và Tên lót sẽ được tách riêng ra
Bước 8: Di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng, nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. Vậy là ta đã có cột Họ và Tên lót riêng rồi.
Bước 9: Tới đây, để cho đẹp và thuận lợi cho việc trình bày thì bạn hãy nhấn chuột phải vào cột Họ và Tên và chọn Hide để ẩn cột này đi. Giờ thì thao tác sắp xếp cũng như cách bên trên.
Lưu ý: Chỉ ẩn cột chứ không xóa cột vì điều này sẽ làm ảnh hưởng đến phép tính bạn vừa làm khi nãy{alertWarning}
Bước 10: Tới bước này bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn như lúc đầu là được nhé.
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi, hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!