Khi kỹ năng tin học trở thành một kỹ năng phải có khi đi học, đi làm thì việc học tin học văn phòng nói chung, học Powerpoint nói riêng dường như trở thành một điều bắt buộc. Bạn có thể đến trung tâm để tham gia các khóa học Powerpoint bài bản, nhưng nếu muốn bạn cũng có thể tự học kỹ năng này tại nhà, ngay sau đây với bài tự học Powerpoint về những mẹo để sử dụng Powerpoint một cách chuyên nghiệp nhất. Mời bạn tìm hiểu nhé!
{tocify} $title={Xem nhanh}
Sử dụng các mẫu Power Point sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft Power Point templates)
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn đã được định nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,…
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft Power Point. Chọn Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft Power Point sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
- Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác
- Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Biết rõ mục đích của bài thuyết trình để giữ chân người xem
Trước khi bắt tay vào làm một bài thuyết trình, chuẩn bị ý tưởng, hãy xác định rõ bạn đang muốn thuyết trình về cái gì, bạn muốn trình bày vấn đề gì tới khán giả của mình.
Hãy nghĩ đơn giản như thế này, bài thuyết trình của các bạn, cũng giống như mèo, sẽ chỉ có thể rơi vào 1 trong 2 loại sau đây: mèo xấu và mèo đẹp. Tất nhiên là mèo đẹp sẽ được nhiều người chú ý hơn, vì chúng ta yêu cái đẹp, đấy là tự nhiên con người nó thế rồi, chúng ta không thể làm gì thay đổi được. Để có thể làm mèo đẹp, mời các bạn đọc tiếp.
Thực ra đoạn so sánh vừa rồi chỉ là vui vui thôi, bài thuyết trình của các bạn sẽ được chia làm 2 loại:
- Technical presentations: làm rõ về 1 chủ đề bất kì (Bơm xe BMW thì khác với bơm xe Porsche như thế nào chẳng hạn)
- Persuasive presentations: làm cho khán giả biết về cái gì đó (như cái thương hiệu của công ty các bạn chẳng hạn), và cái quan trọng là hướng khán giả, “nhét vào đầu” khán giả của các bạn ý tưởng về thương hiệu đó.
Nhưng, một sự chia cắt rõ ràng giữa 2 loại thuyết trình này thì hầu như ít thấy, phần lớn các bài thuyết trình sẽ bao gồm hay là sự giao thoa của cả 2 yếu tố trên – best of both worlds.
Điều quan trọng ở đây là: đừng làm khán giả của bạn chán và bỏ đi làm việc khác, hãy tập trung, nhưng đừng quá nặng nề, cứ thoải mái rồi công sức bỏ vào bài thuyết trình của bạn sẽ mang lại kết quả như gà mái đẻ trứng vàng.
Chuẩn bị cho bài thuyết trình của bạn kỹ lưỡng
Hãy gạch đầu dòng hoặc có 1 câu chuyện xuyên suốt bài thuyết trình về chủ đề XYZ của bạn. Con người thích nghe kể chuyện, hãy làm cho bài thuyết trình đó sinh động như 1 câu chuyện. Hãy làm cho bài thuyết trình của bạn theo 1 trình tự logic hoặc theo trình tự thời gian, người nghe sẽ dễ theo dõi và hiểu được ý tưởng của bạn.
Nếu bạn cố gắng nói tất cả những gì bạn biết về chủ đề đó, nhiều khả năng là khán giả sẽ quên hết những gì bạn đã nói sau đó.
Do đó chúng ta hãy tập trung vào những điểm chính mà thôi, nếu khán giả quan tâm, họ sẽ hỏi vào cuối bài thuyết trình, và đây là lúc bạn có thể đi sâu hơn vào những thứ bạn chưa có thời gian nói ra được.
Sử dụng màu sắc
Chọn (đến) 5 màu phù hợp với nhau để tạo ra 1 palette màu rồi sử dụng cho bài thuyết trình của bạn. Và tất nhiên theo chủ đề thuyết trình, độ tuổi của khán giả, chúng ta sẽ chọn những bảng màu phù hợp khác nhau bởi vì màu sắc có ảnh hưởng đến tâm lý. Một số trang webs sau đây sẽ giúp chúng ta trong việc chọn màu này:
{getButton} $text={COLOURlovers} $icon={link} $color={#8e44ad}{getButton} $text={Adobe Color} $icon={link} $color={#8e44ad}{getButton} $text={Paletton} $icon={link} $color={#8e44ad}{getButton} $text={Color Hunter} $icon={link} $color={#8e44ad}Sử dụng font chữ, kiểu chữ
Nếu không phải 1 bài thuyết trình về Typography thì không nên dùng quá 3 font chữ. Nhớ nhé 3 font chữ: 1 cho tiêu đề, 1 cho phần body và 1 cho các phần khác không thuộc 2 phần kia.
Chọn layout cho từng thành phần thuyết trình
Hãy chế ra một vài layout cho slide của bạn, và sử dụng những layout này trong quá trình làm bài thuyết trình. Trong một số trường hợp, có thể bạn chỉ cần dùng 1 layout slide mà thôi, nhưng về cơ bản thì chúng ta có thể sử dụng các layout sau đây:
- Slide dùng để chuyển tiếp
- Slide chỉ có ảnh
- Slide chỉ có chữ
- Slide gồm cả ảnh, chữ và các thành phần khác.
Một điều rất nhiều người không chú ý đến khi sử dụng nhiều thành phần textbox trên 1 slide đó là không gióng thẳng hàng các đối tượng trên slide. Có thể bạn không nhìn thấy được điều này trên 1 màn hình laptop 13 – 15 inches, nhưng hãy thử chiếu bài thuyết trình đó lên 1 màn hình lớn hoặc trên máy chiếu. Vậy nên hãy chú ý đến chức năng Alignments trong các phần mềm thuyết trình.
Sử dụng hình ảnh thông minh
Sau 30 đến 60 phút thuyết trình thì phần lớn những gì bạn nói đã từ tai nọ sang tai kia của khán giả và biến mất trong không khí, trừ khi bạn có trí nhớ photographic như Mike trong series Suits. Khán giả sẽ nhớ những câu trích dẫn và những hình ảnh thú vị. Khi sử dụng hình ảnh, nhớ sử dụng hình ảnh liên quan tới chủ đề (cái này dĩ nhiên rồi) và lựa chọn màu chữ tương phản dễ nhìn không bị chìm vào hình ảnh. Lại một vấn đề tiếp theo: chúng ta tìm hình ảnh ở đâu? Mình lại xin giới thiệu với các bạn một vài trang miễn phí dùng để tìm hình ảnh:
{getButton} $text={Free Stock Images} $icon={link} $color={#8e44ad}{getButton} $text={Creative Commons} $icon={link} $color={#8e44ad}Một điều cần chú ý khi sử dụng những hình ảnh này là giấy phép sử dụng. Mỗi hình ảnh trên internet đều được gắn với 1 giấy phép sử dụng, nếu muốn sử dụng, bạn phải hiểu rõ giấy phép sử dụng này, nhất là khi bạn sử dụng những hình ảnh đó cho slide hay thuyết trình ở một công ty quốc tế, không thì công ty bạn sẽ bị kiện nát đít và hậu quả là không thể lường trước được.
Ít chữ trên slide
Chắc có lúc bạn đã nghe thằng hàng xóm nói về KISS – không phải là hôn hít mà là viết tắt của Keep It Simple Stupid, đây là phương châm phát triển thiết kế của hải quân Mỹ từ những năm 60. Đại khái có nghĩa là: giải quyết vấn đề bằng giải pháp đơn giản nhất mà đến những người không biết gì về vấn đề đó cũng có thể hiểu được. Cái này cũng đơn giản như: thấy đèn đỏ thì dừng, thấy đèn xanh thì đi, mệt thì nghỉ, yêu là cưới…
Đừng lạm dụng slide và các hiệu ứng slide
Điều này mình nói ra với nhiều bạn, thì giống như bắt các bạn ấy uống thuốc đắng vậy. Hãy bỏ đi thói quen này, bởi vì:
- Hiệu ứng cho slide sẽ làm cho người xem không tập trung vào nội dung chính nữa
- Hiệu ứng slide không hoạt động khi bạn export slide ra dạng PDF, và bạn muốn slide an toàn trên mọi máy? Hãy chuyển slide thành dạng PDF
- Hiệu ứng slide có thể hoạt động không giống nhau trên các phiên bản phần mềm thuyết trình khác nhau
- Hiệu ứng slide không thay thế được nội dung hoặc người thuyết trình
- Hiệu ứng slide không tốt.